Vedtekter

Vedtatt av generalforsamlingen mandag 03.09.2018

0 Innholdsfortegnelse.
§1 Navn.
§2 Hjemsted.
§3 Formål.
§4 Dokumenter.
§5 Medlemmer.
§6 Generalforsamling.
§7 Styret.
§8 Mentor.
§9 Instruktører
§10 Økonomi.
§11 Øvrige bestemmelser og vedtak

1 Navn
Organisasjonens navn er Trondheim akuttmedisinske studentforening. Forkortelsen “TrAMS” kan brukes.

2 Hjemsted
Organisasjonens hjemsted er ved Fakultet for medisin og helsevitenskap, Norges – Teknisk Naturvitenskapelige Universitet.

3 Formål
Organisasjonens formål er å bevisstgjøre behovet for faglig kompetanse innenfor akuttmedisin, fremme interesse for faget, og bidra til at den akuttmedisinske kompetansen hos medisinstudenter og leger blir bedre. Virksomheten skal fungere som et supplement til ordinær akuttmedisinsk undervisning ved Fakultet for medisin og helsevitenskap. TrAMS skal også arbeide for å fremme kunnskapsnivået om førstehjelp i befolkningen gjennom kurs og undervisning.

4 Dokumenter
Dokumenter som utarbeides i forbindelse med TrAMS sin virksomhet bør følge en klar struktur. Strukturen nedenfor gjelder.

4.1 Vedtekter
Hensikten med vedtektene er å gi klare føringer for ansvarsforholdene i foreningen og virke som foreningens øverste lov. Hvis andre dokumenter skiller seg fra vedtektene er det vedtektene som er gjeldende. Vedtektsendringer gjøres i henhold til §6.3. Leder har ansvar for at styret reviderer vedtektene ved å fremme eventuelle endringsforslag for generalforsamlingen.

4.2 Arbeidsinstruks.
Hensikten med arbeidsinstruksene er at hvert styreverv skal følge en strukturert forklaring av hvordan vedtektenes ansvarsfordeling skal tolkes. Arbeidsinstruksen skal i et kort og presist format definere arbeidsoppgaver tilknyttet ansvaret. Arbeidsinstruksen skal revideres hvert år før nyvalg. Ansvaret for revisjonen tilfaller vervet, men endringer skal avtales i styret.

4.3 Prosedyreskriv.
Prosedyreskriv for ulike kurs og aktiviteter skal definere hvordan oppgaver i forkant, under og etter aktiviteten skal gjennomføres. Det skal skrives prosedyrer for alle foreningens aktiviteter uavhengig av ønske om gjentagelse av aktiviteten. Ansvarlig for aktivitet skal vurdere behovet for revisjon av prosedyrer.

5 Medlemmer.
Disse kan være medlem i foreningen:

a)    Medisinstudenter som studerer ved NTNU

b)    Leger som har studert ved NTNU eller arbeider ved NTNU og/eller St. Olavs hospital.

5.1 Innmelding og medlemskontingent
Når man melder seg inn i foreningen har man automatisk et livstidsmedlemskap og man må aktivt melde seg ut for å avslutte medlemskapet. Kontingenten er NOK 250. Kontingenten kan bare endres gjennom vedtak i generalforsamlingen. Du er ikke medlem før kontingenten er betalt. Styret bestemmer hvilket system som skal brukes for innmelding forøvrig.

5.2 Utmelding
Utmelding fra foreningen skal være frivillig og må gjøres skriftlig til sekretær.  Du vil være utmeldt av foreningen når du har fått bekreftelse på dette.

5.3 Ansvar og rettigheter
Som medlem har man stemmerett på generalforsamling. Medlemmer blir prioritert ved interne kurs og aktiviteter som ikke omhandler målrettet rekruttering av nye medlemmer. For aktiviteter som ikke er forbeholdt medlemmer skal medlemmer likevel ha prioritet og lavere deltakeravgift enn øvrige. Medlemmer har ikke lov til å uttale seg på vegne av foreningen eller bruke foreningens logo uten tillatelse fra styret.

6 Generalforsamling
Generalforsamlingen er TrAMS sitt høyeste lovgivende organ. Generalforsamlingen skal avholdes ved årsskifte.

6.1 Innkalling
Innkalling til ordinær generalforsamling skal sendes ut til medlemmer minst to uker i forveien. Den skal inneholde saksliste for generalforsamlingen, samt regnskap og planlagt budsjett. Sakslisten skal for ordinære generalforsamlinger ha innhold som definert av §6.6.

6.2 Ekstraordinær generalforsamling
Ekstraordinær generalforsamling kan avholdes ved enstemmig styrevedtak av styret, eller hvis 30 medlemmer fremmer skriftlig ønske om det. Innkalling må da sendes ut minst 1 uke i forveien.

6.3 Vedtaksdyktighet
Det må ha møtt minst 30 medlemmer for at en generalforsamling skal være vedtaksdyktig. Ordinære vedtak er de bestemmelser generalforsamlingen gjør utover valg av styre eller vedtektsendringer. Ordinære vedtak gjøres av generalforsamlingen ved simpelt flertall ved avstemming. Endringer av vedtekter gjøres ved 2/3 flertall. Kun medlemmer av foreningen har stemmerett på generalforsamlingen. Blanke stemmer regnes som ikke-godkjente stemmer. Kvalifiserte og absolutte flertall blir beregnet ut fra avgitte stemmer. Det må ha møtt minst 30 medlemmer for at en generalforsamling skal være vedtaksdyktig. Ordinære vedtak er de bestemmelser generalforsamlingen gjør utover valg av styre eller vedtektsendringer. Ordinære vedtak gjøres av generalforsamlingen ved simpelt flertall ved avstemming. Endringer av vedtekter gjøres ved 2/3 flertall. Kun medlemmer av foreningen har stemmerett på generalforsamlingen. Blanke stemmer regnes som ikke-godkjente stemmer. Kvalifiserte og absolutte flertall blir beregnet ut fra avgitte stemmer.

6.4 Innhold
Dette avsnittet definerer innholdet til sakslisten som skal følge innkallingen til ordinære generalforsamlinger.

6.4.1 Godkjenning av innkalling
Forsamlingen må godkjenne innkallingen før generalforsamlingen offisielt kan starte. Godkjenning kan gjøres ved akklamasjon. Eventuelle andre saker som ikke er meldt inn, men ønskes tatt opp, må fremmes nå.

6.4.2 Valg av møteleder og referent.
Det er lederens oppgave og foreslå møteleder og referent. Det anbefales å oppnevne noen fra mentorgruppen til møteleder, og foreningens sekretær som referent. Godkjenning kan gjøres ved akklamasjon, og de mister ikke stemmeretten sin. Foreningens nyvalgte sekretær har ansvaret for å sende inn dokumentasjon på gjennomført generalforsamling og styrevalg til Brønnøysundregisteret.

6.4.3 Valg av tellekorps.
Det skal velges 2 personer. Tellekorpsets oppgave er å kvalitetssikre opptelling av stemmer. De skal ikke inneha styreverv og  kan ikke stille som kandidat til styreverv. Tellekorpset kan godkjennes ved akklamasjon og de mister ikke stemmeretten sin.

6.4.4 Valg av protokollunderskriver.
Det skal velges 2 personer. Protokollunderskriver kan være hvem som helst og skal bare signere en bekreftelse på å ha vært til stede som juridiske vitner til generalforsamlingen. Protokollunderskriverne kan godkjennes ved akklamasjon og de mister ikke stemmeretten sin.

6.4.5 Årsrapport
Det skal presenteres en årsrapport på bakgrunn av aktivitetene det foregående året. Ansvarlig for gjennomgangen er foreningens leder eller stedfortreder.

6.4.6 Gjennomgang av økonomien
Ansvarlig for gjennomgangen er foreningens økonomi- og sponsoransvarlig. Det er to ting som skal gjennomgås:

a) Presentasjon og godkjenning av foregående års regnskap og budsjettet som forrige generalforsamling vedtok.

b) Presentasjon og godkjenning av kommende års budsjett.

6.4.7 Valg av styre.
Møteleder har myndighet til å avgrense antall spørsmål og avsatt tid til appell per verv. Styrevervene velges med absolutt flertall i generalforsamlingen. Hvis det er flere enn to kandidater til et verv skal man ved simpelt flertall skille ut de to mest populære kandidatene og gjennomføre et nytt valg mellom de to for å oppnå absolutt flertall.

Hvis det bare stiller én kandidat til et verv kan vedkommende velges ved akklamasjon. Hvis det stiller mer enn én kandidat kan man gjennomføre valg ved håndsopprekning. De aktuelle kandidatene skjermes da midlertidig til avstemningen er avsluttet. Dersom det fremmes ønske om anonym avstemning fra styret eller generalforsamlingen forøvrig skal dette gjøres. Generalforsamlingen enes om hvilken metode som skal brukes. Digital avstemning ved bruk av applikasjon er tillatt, men anbefales varslet på forhånd.

Det er tillatt å stille til valg uten å selv møte opp fysisk. Det gis da mulighet til avspilling av videosnutt, eller opplesing av nedskrevet appell, tilsvarende samme tid som gis de øvrige kandidatene. Det er møteleder som har oppgaven å lese opp eventuelle appeller.

Hvis det ikke stiller noen kandidater til valg av et verv, kan styret gis fullmakt av generalforsamlingen til å fylle vervet.

6.4.8 Valg av leder for mentor
Samme valgordning som under §6.6.7.

6.4.9 Eventuelt
Innmelding av eventueltsaker reguleres av §6.6.1

7 Styret
Styret er ansvarlig for at TrAMS driftes i tråd med vedtekter og arbeidsinstrukser. Av hensyn til kontinuitet bør leder ha tidligere erfaring fra styrearbeid i TrAMS. Hvert styremedlem har ansvar for å sette seg inn i sin arbeidsinstruks.

Styret består av 11 ulike verv med klart definerte roller. De ulike rollenes ansvar defineres av vervets arbeidsinstrukser. Tiltredelse av nytt styre skjer i løpet av en erfaringsoverføring-periode.

7.1 Stillingsbeskrivelser
Kandidater til styreverv må være medlem i foreningen.

7.1.1 Leder
Foreningens leder har ansvar for oppfølging av styrets medlemmer, samt at foreningens aktiviteter gjennomføres iht. vedtekter og gjeldende avtaler. Leder har også ansvar for at foreningens økonomi skjøttes iht. økonomiske rutiner og reglement og godt balansert opp mot vedtatte budsjetter.

Kandidater til vervet må ha erfaring med å sitte i foreningens styre.

7.1.2 Fagansvarlig
Foreningens fagansvarlige er foreningens fungerende nestleder. Dermed følger det et delansvar for lederens ansvarsområder. I tillegg har fagansvarlig ansvar for å fungere som bindeledd opp mot fagmiljøene og mentorgruppen og har dermed en sentral rolle i kvalitetssikringen av foreningens aktiviteter. Fagansvarlig er også foreningens HMS-ansvarlige.

Kandidater til vervet bør ha erfaring med å sitte i foreningens styre eller som instruktør.

7.1.3 Internsjef
Foreningens internsjef har ansvaret for at foreningens interaktiviteter gjennomføres i henhold til vedtekter og gjeldende avtaler. Interne aktiviteter er definert som aktiviteter med medlemmer som målgruppe. Med stillingen følger også et mellomlederansvar som krever at man tar aktiv del i oppfølgingen av internkoordinator, men også instruktør- markedsførings- og utstyrsansvarlig.

Kandidater til vervet bør ha erfaring fra foreningen fra tidligere som enten medlem, instruktør eller styremedlem.

7.1.4 Eksternsjef
Foreningens eksternsjef har ansvaret for at foreningens eksternaktiviteter gjennomføres iht. vekter og gjeldende avtaler. Med stillingen følger også et mellomleder ansvar som krever at man tar aktiv del i oppfølgingen av spesielt eksternkoordinator, men også instruktør- markedsførings- og utstyrsansvarlig.

Kandidater bør ha erfaring fra foreningen fra tidligere som enten medlem, instruktør eller styremedlem.

7.1.5 Økonomi- og sponsoransvarlig
Foreningens økonomi- og sponsoransvarlige har ansvar for dag-til-dag administrering av foreningens regnskap og at økonomien styres iht. vedtekter og budsjett etter de gjeldende rutiner og regler som gjelder for økonomistyringen. Vedkommende har også ansvar for arbeidet med søknader om finansielle midler.

7.1.6 Internkoordinator
Foreningens Internkoordinator skal samarbeide om gjennomføringen av foreningens interaktiviteter under ledelse av internsjefen.

7.1.7 Eksternkoordinator
Foreningens Eksternkoordinator skal samarbeide om gjennomføringen av foreningens eksternaktiviteter under ledelse av eksternsjefen.

7.1.8 Instruktøransvarlig
Foreningens instruktøransvarlige er foreningens primære kontaktperson for instruktørene i foreningene. Instruktøransvarlig skal arbeide tett med ekstern og intern for å rekruttere instruktører og markører til kurs, og skal bistå i opplæringen av nye instruktører.

Det kan være en fordel om kandidater til vervet har erfaring fra foreningen som medlem, eller instruktør..

7.1.9 Markedsføringsansvarlig
Foreningens markedsføringsansvarlige har ansvar for å samarbeide tett med ekstern- og internvirksomheten om å fremme interesse og profilere foreningens aktiviteter ovenfor de ulike målgruppene.

7.1.10 Utstyrsansvarlig
Foreningens utstyrsansvarlige har forvaltningsansvar for foreningens utstyr. Det er viktig å ha system over hvilket og hvor mye utstyr man har, samt kartlegging av skader som krever nyinnkjøp eller reparasjon. Nyinnkjøp av forbruksutstyr på bestilling fra ekstern- og internvirksomheten. Vedlikehold av utstyr som trenger det.

7.1.11 Sekretær
Foreningens sekretær har ansvar for å håndtere systemet for foreningens dokumenter og bidra i utarbeiding av nye dokumenter og maler. Herunder ligger også ansvaret for å skrive referat på referatpliktige møter. Sekretæren har også ansvar for å administrere foreningens webside, mailinglister og brukerkontoer på sosiale media.

7.2 Opplæringsseminar
I løpet av erfaringsoverføringsperioden skal det gjennomføres et seminar med mål om å gi innføring foreningens virke, styringsdokument og struktur. Hensikten er å gi styrets medlemmer best mulig forutsetning for å gjøre en god jobb og tenke selvstendig på et tidlig stadium.

7.3 Styremøter og -vedtak
Møteledelse og innkalling tilfaller ledervervets ansvar. Styremøter kan holdes lukket for offentligheten hvis styrets flertall er enig om det. Alle styremedlemmer har møterett og –plikt. Styremedlemmer har også tale- og stemmerett. Vedtak gjøres med simpelt flertall hvis ikke annet er avtalt.

7.4 Fratredelse av verv
Fratredelse av verv skal være frivillig, men må dokumenteres med en søknad. Søknaden skal behandles av styret, men styret har ingen myndighet til å nekte noen å trekke seg fra et verv. Styret kan fylle vervet gjennom søknadsbasert utvelgelse eller vurdere å vente til neste generalforsamling.

7.5 Mistillitsforslag
Forslag om mistillit til styremedlem skal leveres skriftlig til styret. Mistillitsforslag må være signert av minst 30 medlemmer, og argumentasjonen må være saklig. Forslaget behandles i styret og mentor skal kalles inn. Vervet må erstattes gjennom valg.Styret kan fylle vervet gjennom søknadsbasert utvelgelse eller vurdere å vente til neste generalforsamling.

7.6 Grove forhold
Forhold som kan være i brudd med fakultetets regler jf. bl.a. skikkethetsvurdering, eller norsk lov skal rapporteres til riktig organ for en uavhengig vurdering.

8 Mentorordningen
Hensikten med mentorgruppen er å opprettholde kontinuitet og ivareta erfaringer og tilknytning til fagmiljøene. Mentor skal primært bidra som en rådgivende kapasitet til styret, men og bidra ved ulike aktiviteter.

8.1 Mentorleder
Det er mentorlederens oppgave å samle og administrere mentorgruppen. Det foreligger sammen med foreningens fagansvarlige et gjensidig ansvar for å opprettholde kontinuerlig kontakt med foreningsstyret. Mentorleder har møte- og talerett på styremøter, men ikke stemmerett. For å stille som kandidat til vervet må man oppfylle kravene i §8.2.

8.2 Medlem av mentorgruppen
Alle som skal være med i mentorgruppen må være medlem av foreningen. Mentormedlemmer må ha vært tidligere styremedlemmer, eller vært aktiv som instruktør i flere år. Det er mentorleder som vurderer og administrerer gruppen.

8.3 Mentorgruppens aktiviteter
Mentorgruppens aktiviteter skal svare til hensikten med ordningen som formulert i §8. Etter nytt valg skal det i løpet av erfaringsoverføringsperioden inngås en forpliktende avtale mellom mentorgruppen og foreningens styre som beskriver omfanget av mentorgruppens deltagelse i foreningens ordinære aktiviteter. Avtalen gjeldende for det kommende året frem til neste valg. Mentorleder holdes ansvarlig for at avtalen følges og administrerer eventuelle relevante budsjettposter.

9 Instruktører
For å være instruktør i TrAMS må du være medlem. Styret skal tilrettelegge for opplæring og vedlikehold av kunnskaper og ferdigheter som er viktig for instruktørarbeidet. Instruktører har et gjensidig ansvar for å ta del i arbeidet med å vedlikeholde egen kunnskap. Instruktører har krav på attest for innsatsen sin og skal ha fortrinn i foreningen hva angår prioritet til kurs og arrangementer. Foreningen plikter, som et gode, å arrangere aktiviteter forbeholdt instruktører.

9.1 Markører
Foreningen står fritt til å bruke hvem som helst til markører, men det anbefales bruk av mindre erfarne instruktører som et ledd i opplæringen for å kunne instruere samme type kurs senere. Det skal imidlertid gjøres en vurdering av kursansvarlig i tilfelles hvor aktuelle markører ikke er medlem av foreningen for å anslå egnethet. I saker hvor man ikke kan sammenligne med tidligere, og hvor det stadig er tvil bør styret forøvrig rådføres.

10 Økonomi.
Økonomiansvarlig har sammen med leder det øverste økonomiske ansvaret. Økonomien skal styres i henhold til økonomireglement og –rutiner. Øvrige styremedlemmer kan få administrerings-ansvar for ulike budsjettposter som svarer til deres ansvarsområder. Dette skal tydeliggjøres i hver enkeltes arbeidsinstruks.

11 Øvrige bestemmelser og vedtak
Følgende paragrafer regulerer vedtak gjort av generalforsamlingen utover det som omfattes av vedtektene forøvrig.

11.1 Ved skrive-, taste-, og liknende formelle feil i teksten er det styret som skal tolke meningen ellers i året når det ikke er generalforsamling. Styret står ellers fritt i å redigere tekstens form ved å justere skrifttype, mellomrom, avsnitt og liknende så fremt det ikke endrer innholdet i teksten.

11.2 Generalforsamlingen vedtar følgende modell for innføring av ny medlemsregistrening og kontingent: Førsteklasse betaler full kontingent som vedtatt i §5.1. Videre gis det 50 kr i rabatt for hvert årstrinn man har gått. Dette vil eksempelvis resultere i at 6. klasse kan melde seg inn gratis. Formålet er å gi rabatt til høyere kull som allerede har betalt medlemskontingent i flere år tidligere. Ordningen gjelder fram til 2019, og omfatter ikke ferdig utdannede leger.

11.3 Styret som velges på generalforsamlingen 3. september 2018 må sitte til ny generalforsamling rundt årsskiftet 2019/20. Dette er av hensyn til kontinuitet, og vurderes som bedre enn om det skulle velges inn et styre som bare ble sittende i et halvt år. De samme reglene for mistillit og fratredelse av verv vil gjelde.

11.4 Styret for 2018/2019 gis utvidet spillerom med fri ramme til å administrere foreningens økonomi frem til neste generalforsamling. Dette gis på bakgrunn av: Ekstraordinær varighet for sittende styre, mulighet for å avholde jubileumsår som ikke ennå er planlagt, og gi et bedre datagrunnlag for å skape reelle budsjett i fremtiden.